Tien tips voor het schrijven van zakelijke teksten!

Er zijn diverse vormen van zakelijk schrijven en dat varieert van een goede mailing maken, een persbericht schrijven, een overdracht maken, een evalutatie schrijven, een product omschrijving, brochure maken, een whitepaper schrijven, zakelijke blogs maken, advertenties maken, een personeelsadvertentie maken, een rapport of een jaarverslag maken.

Iedere zakelijke uiting vereist een bepaalde aanpak – toch hebben ze iets gemeen: kort en bondig de boodschap overbrengen. Het is heel simpel: je moet een boodschap overbrengen op papier voor een lezer. Je moet doordringen en duidelijk zijn. Dat is iets heel anders dan creatief schrijven of wervend zijn, daarmee prikkel je iemand. Met zakelijk schrijven moet je heel direct en duidelijk overkomen, ontdaan van alle fratsen. Here we go: 10 tips:

1 Voorbereiding.

Stel je voor: jouw klanten willen informatie hebben over je bedrijf of het onderwerp waar je diensten voor levert. Stel eerst heel duidelijk voor ogen welke vraag ze hebben en hoe je die zo duidelijk mogelijk kunt beantwoorden. Zoek als eerste de kern op, beschrijf het onderwerp en houdt het daarbij.

2 Persona

Voordat je begint te schrijven, stel je heel goed het persoon voor ogen tot wie je je richt. Is dat een klant of een bepaalde groep en zo ja, hoe zien die er uit? Ik visualiseer altijd heel goed degene die straks de mailing, brochure of de brief in handen krijgt. Vervolgens ga ik op zoek naar hun website en lees me in, ook al gebruik ik die informatie niet, het legt een basis van achtergrond waardoor je je beter in de klant inleeft. Het verschilt nogal of je een brief met offerte aan de directeur van Transavia schrijft of bijvoorbeeld een mailing schrijft voor de branche industriële straal- en schildersbedrijven in de regio. Denk aan je directeur, je collega, je chef, je personeel of voor mij part Mathijs van Nieuwkerk in gedachten. Schrijf alsof je hem of haar jouw boodschap gaat vertellen. Zeg eens: ‘Wat ik bedoel is…’ en zet de zinnen die dan bij je opkomen op papier. Deze zijn niet alleen kort en bondig en daardoor gemakkelijk leesbaar, maar de formulering is ook persoonlijker, omdat het is alsof je ze uitspreekt. Zo neemt de lezer ze gemakkelijker op. Je hebt maar even de tijd dus kom tot de kern. Visualiseer dus je persona, leef je in en schrijf kort en bondig je boodschap.

3 Mappen.

Als een onderwerp gedetailleerd is of vele aspecten heeft, ontleed het eerst. Door concept mappen structureer je het onderwerp, de meest belangrijke zaken en de bijzaken die behandeld moeten worden. Probeer het onderwerp in een woord te vangen. Zo vertaal je alle informatie in een schema of illustratie. Onderlinge verbindingen worden duidelijker en daarmee zie je ook sneller de mogelijke structuren voor je artikel.

4 Zorg voor een ijzersterk intro

Gouden tip: Pak de aandacht van de lezer in de eerste alinea. Het is bekend dat de lezer een brief of artikel eerst scant en je dus in de eerste alinea de hoofdpunten te noemen. Leg in de eerste alinea uit wat het thema is en hoe de tekst is opgebouwd, zo help je de lezers die scannend lezen om snel de hoofdpunten op te pikken. In de laatste alinea vat je de grote lijn van je artikel nog eens samen en geeft de conclusies weer die je op basis hiervan trekt. Zo weten ook de haastige lezers wat de kern van je betoog is.

5. Structuur

Er bestaan een aantal vaste structuren voor informatieve teksten. Vaak is een zakelijke tekst opgebouwd uit een combinatie hiervan. Kort door de bocht is er altijd een opbouw die de volgende onderwerpen behandelt:

▪  Je stelt het Onderwerp
▪ Je vertelt over het Probleem
▪ En beschrijft vervolgens de Maatregel

▪ Daarop volgt de Handeling
▪ En je schets een pragmatisch Ontwerp
▪ Je stelt het Onderzoek voor en sluit af met de Evalutie.

6 Kort

Een korte tekst wordt beter gelezen dan een lange. Let op dat je niet te vaak dezelfde informatie geeft in andere woorden. Herhaling schrappen.

7 Afwisseling

Schrijf zowel korte als lange zinnen, kies synoniemen waar dat mogelijk is. Gebruik verschillende tekstsoorten, zoals een kader, inzet, streamer of opsommingen. Leuk het artikel op met illustraties, tabellen een grafiek, foto of cartoon. Met een grap onthouden lezers je boodschap beter.

8 Vermijd passieve zinsconstructies
Zinnen met ‘worden’ en een voltooid deelwoord, bezorgen de lezer een gevoel van afstand tot de tekst. En hoewel zakelijke teksten een andere functie hebben dan een roman, gedicht of verhaal, blijft het wel belangrijk de lezer te boeien.
Voor de naamwoordstijl geldt hetzelfde: je tekst wordt er heel afstandelijk van. En ook zakelijke lezers zijn mensen, dus een persoonlijke touch mag best. Schrijf dus liever: Zij doet haar best om haar standpunt te verdedigen Dan Zij levert een inspanning voor de verdediging van haar standpunt. Niet te wollig dus maar direct.

9 Schrijf beeldend

Geef voldoende voorbeelden, vergelijkingen, beeldspraak en formuleringen die aansluiten bij de zintuigen zodat de lezer zich kan inleven in een situatie die voor hem/haar bekend is.

10 Zorg voor een lay-out die de structuur duidelijk maakt

Gebruik witregels en kopjes als wegwijzers in de tekst. Wees consequent, gebruik je een drie column op de voorkant? Houd deze structuur aan, zorg ook dat alle lettertypes overal hetzelfde zijn.

11 Print en lees

Als extra bonus een tip van mij: leg je tekst even weg en ga thee drinken. Print ‘m uit.
Als je er later nog eens naar kijkt vallen onlogische overgangen, onduidelijke zinnen of te uitgebreide alinea’s je meer op. Vaak zie je ook herhalingen of dingen die nog bondiger kunnen. Verbeter het meteen en save. Laat de gereviseerde versie nog eens aan een ander lezen