Mailbox de baas – vijf tips van top vrouwen.

Geplaatst op 10 maart 2019

Een mailbox met 39 of 640 email (het bestaat) kan rode vlekken geven. Zeker als het weekend voorbij is of je een vakantie achter de rug hebt, weet je bijna niet waar je moet beginnen. Hierbij vijf gouden regels en de beste tips van beroemde powervrouwen die altijd een lege emailbox hebben. Lets go!

A. Check Email – en de afzender – achter je computer. En niet op je telefoon, werk = werk.

B. Verwijder direct alle emails die er niet toedoen en schrijf je uit van nieuwsbrieven die je toch nooit leest. Als je ooit printpapier, schoenen of een boek wilt kopen, weet je waar je ze kunt vinden.

C. Bepaal zelf de tijden dat je je email checkt. Email is geen telefoon, je hoeft niet direct te antwoorden en je hoeft al helemaal niet zes keer per dag in je inbox te kijken. Ik kijk en beantwoord ze ‘s morgens en einde van de middag, kijk wat voor jou een relaxed tijdstip is.

D. Bepaal een beleid:

Beantwoord de dringende zaken direct
Doe beantwoorde emails in mapjes
Antwoord kort maar krachtig, je hoeft geen roman te schrijven.

E. Gouden regel: laat nooit meer dan vijf emailtjes die je nog moet beantwoorden in je inbox staan, zo verminder je stress.

F. Categoriseer en ruim op. Net zoals je aan het einde van de dag of week je bureau opruimt, zo ruim je ook je inbox op. Kort en krachtig.

G. Bepaal waar je je emails leest. Ben jij er zo een die emails op de Ipad, telefoon en computer leest? Schei toch uit, het veroorzaakt alleen maar onrust. Tenzij je Barack Obama heet, nergens voor nodig, je hoeft niet 24/7 bereikbaar te zijn. Ga achter je computer zitten en denk aan je houding, schrijf je emails zakelijk, correct en keurig. That’s it.

Hier nog wat tips van de pro’s:

1 Stacy London, TLC-presentatrice
«Ik lees mijn mail mínstens tien keer op een dag en markeer de berichten die extra aandacht behoeven – die beantwoord ik aan het einde van de dag. In het weekend probeer ik mijn mailbox met rust te laten.»

“Ik probeer te wachten tot ik wakker ben”

2 Randi Zuckerberg, oprichter van Zuckerberg Media en editor-in-chief van Dot Complicated
«De belangrijkste regels als het op mailen aankomt: 1) Check je mail niet voor je langer dan twintig minuten wakker bent. Lastig, ik weet het – helemaal als je telefoon naast je ligt – maar je dag wordt er zoveel beter op als je éven wacht. 2) Als je merkt dat je uit emotie een mail hebt getikt, denk dan twee keer na voor je ’m verstuurt. Sla ’m op in concepten en kom er later op terug.»

3 Ivanka Trump, oprichter van Ivanka Trump Collection
«Ik faal regelmatig als het gaat om mijn Inbox 100% bijhouden. Maar ik ga nooit naar bed met meer dan 10 of 20 onbeantwoorde mails. Zo kan ik elke dag met een schone lei beginnen.»

“Een uur geen mail is bijzonder”

4 Shea Marie, oprichter van Peace Love Shea
«Met de overload aan mails die ik elke dag moet wegwerken, kan ik niet anders dan mijn mailbox een miljoen keer per dag checken. Ik bewaar de berichten die ik moet beantwoorden, de rest gooi ik weg of sorteer ik op categorie. Wat betreft mail bestaat er geen vrij: ik mag mijn handjes dichtknijpen als er een uur niks binnenkomt!»

5 Shama Hyder, CEO Marketing Zen Group
«Omdat ik een marketingbedrijf run dat focust op internet, is mail essentieel. Maar het kan ook enorm afleiden. Ik volg deze regel: als ik een mail binnen een minuut kan beantwoorden, doe ik het meteen. Zo niet, dan markeer ik ’m voor later. Vervolgens bekijk ik welke van de gemarkeerde mails prioriteit heeft. Ik gebruik ook mailtemplates als standaard reactie op berichten die ik vaak krijg. Overall best zen om zo mijn mail te managen.»

Ik hoop dat ik je een beetje geholpen heb en wat rust gegeven heb – hetzelfde geldt voor je Social Media beleid – moet je echt op elk FB, Twitter en Insta berichtje antwoorden? Hierover meer in de volgende blog.

Liefs, Esther

Bron:MC @ Work

Deel dit artikel:

« Terug naar overzicht