Business Etiquette

Geplaatst op 09 juni 2019

Tijdens mijn studie had ik Business Ethics oftewel Business Etiquette in mijn pakket – ontzettend leuk en interessant om te weten wanneer je je zakelijk verstand boven ethiek moet laten prevaleren. Dan moet je je afvragen of je in Arabische landen mee wilt doen aan de cultuur van steekpenningen en sociale beloningen of dat je in China mee gaat naar de karaoke bar en je vervolgens starnakel de limo in laten rollen voor de bonding. Moeilijk hoor, zeker als fanatieke studente die de wereld ging verbeteren was ik zeer principieel (werkt dus niet). En terug grijpen naar mijn ervaringen op de finishing school Surval in Montreux waar ik naast mijn talen ook etiquette leerde had weinig zin. Want sociaal wenselijke etiquette verschilt nog al van de zakelijke, professionele etiquette. Bovendien is het internationaal gezien handig bepaalde gebruiken te weten, dus door schade en schande wijs geworden, deel ik hierbij een aantal regels die ik en mijn collega’s door de jaren heen hebben verzameld. Van hoe je jezelf voorstelt tot en met wat je in een restaurant kunt bestellen – basic maar belangrijk

1. Zeg altijd je volledig naam plus bedrijf. Dus niet ‘hallo ik ben Janine,’ maar “Janine Bijl van Endemol Entertainment, aangenaam.” Let goed op de naam van de wederpartij en zeg aangenaam (kennis te maken). Wissel kaartjes uit, daarop staat je functie en zodoende weet Pietje of Jantje dat hij met de CFO te maken heeft.

2. Altijd, maar dan ook altijd staan als je jezelf introduceert of geïntroduceerd wordt. Niets staat zo “geitig” als je half verborgen achter je tafeltje of bureau zit. Of erger nog aan de kantinetafel met een boterham in je mond. Be a man! In jouw geval vrouw, sta op, schouders naar achter en spreek je naam uit. (zonder kruimels, get a grip, be a pro)

3. Onthoud: zeg max twee keer dank je wel in een conversatie. Waarom? Omdat het anders aan impact verliest en je komt nogal hulpbehoevend over. Dank u dank u, ja, nee hoor, DANK u wel. Niet te onderdanig, girls, twee keer een ferme dank-u-wel is ferm en oprecht.

4. Begin met U. Niet mee eens of van deze tijd? Ik ben het zo gewend (maar ben al wat ouder) en heb zo geleerd dat je uit beleefdheid en respect gewoon met U begint totdat je gesprekspartner aangeeft dat je mag tutoyeren. Bedenk dat je in België ALTIJD iemand met U aan moet spreken, dat is daar een beleefdheidsregel die gerespecteerd moet worden, ook al doe je tien jaar zaken met desbetreffend persoon Frankrijk/Zwitserland/Duitsland idem dito.

5. Stuur een handgeschreven Thank You card. Binnen 24 uur even een bedankkaartje sturen voor het prettige gesprek / order / lunch /diner. Kan ook per email natuurlijk, handgeschreven kost wat meer tijd maar is specialer. Up to you.

6. Nooit een stoel voor iemand vanachter een tafel trekken, ongeacht man of vrouw. In sociale kringen is dat misschien beleefd, in professionele kringen is het gezag ondermijnend. Een ieder kan een stoel voor zich zelf klaar zetten. Deur open houden is wel een goed idee, als het jouw bedrijf is, niet als je de gast bent.

7. Benen niet kruisen. Iedereen doet het (man en vrouw) maar het is afleidend en wordt in sommige landen als te sexy ervaren. Uit gezondheidsoverwegingen vindt men het ook ‘not done’ , het is slecht voor de bloedcirculatie

.

8. Nooit wijzen. Als je met je wijsvinger wijst, wordt dat in bepaalde landen als agressief ervaren. Beste manier is om met een open handpalm en een aantal vingers (die je bij elkaar houdt) te wijzen, komt beter over.

9. Laat een ander uitspreken, luister aandachtig en val nooit in de reden. Begin altijd met “interessant dat je dat zegt” maar ga niet in discussie met een potentiele klant/leverancier. En leg die telefoon weg! Zet ‘m op stil of maak van te voren afspraken over telefoongebruik. Blijf professioneel en in controle, luister met open houding. Want je weet wanneer het meest gezegd wordt….. als er stiltes vallen (trust me – I am a pro ;))

10. Zakelijk diner/lunch – weet je placering en tafelsetting. Onthoud dat links altijd het bordje voor het brood, de salade enz gezet wordt en de drankjes rechts van je bord. Ik hoef je hopelijk niet te vertellen dat je begint met je buitenste bestek en je zo per gerechtje naar binnen werkt. Ezelsbruggetjes:

BMW: bread, meal, water (brood links, maaltijd, waterglas rechts)

Left: left heeft vier letters en food ook (dus brood, salade gaat links van je bord)

Right heeft vijf letters en glass ook (we houden het even Engels) dus je glas staat rechts.

10b. De gastheer betaalt. Als je iemand uitnodigt voor lunch of diner, betaal jij en ga je niet zitten meuten met de rekening. Vraag van te voren of er nog dieten of voorkeuren zijn waar je rekening mee kunt houden en geef dit door aan het restaurant. Erg aardig om het adres + parkeergelegenheid een dag van te voren door te mailen en betaal discreet de rekening. Bij het weggaan ben jij in controle en bedank met een ferme handdruk voor het gezelgschap en sluit af met “tot volgende week bij de volgende meeting of ik zal de order bevestigen’ of iets dergelijks. Close de deal en geef de rekening aan je boekhouder met naam, tijd en aard van de lunch/diner. Oja, en moeten we deze nog zeggen? Nooit dronken worden, tenzij je een vent bent en met Koreanen de animeerbar induikt. Vraag de gerant om een goede wijn die hij aanbeveelt, vraag je klanten of ze het er mee eens zijn en bestel. Drink zelf maximaal twee wijn en veel water en laat je gasten bijschenken. Regel desnoods een BOB of taxi maar laat ze niet in gênante situaties komen. Wees een gastheer/vrouw en in controle. You can do this!

Bron: “essentials of business etiquette” Business Etiquette

 

Deel dit artikel: